1. Archiwizacja akt i dokumentów
Uporządkowanie dokumentacji polegające na dokonaniu jej klasyfikacji rzeczowej oraz kwalifikacji archiwalnej w oparciu o obowiązujące przepisy w tym zakresie, dokonanie podziału porządkowanych akt na komórki organizacyjne oraz kategorię archiwalną. Uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji oraz umieszczenie jej w teczkach lub kopertach bezkwasowych, całość spakowana do pudeł archiwizacyjnych. W dalszej kolejności wykonanie opisu teczek i pudeł archiwizacyjnych, przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych (zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej).
W szczególności:
- Oddzielenie dokumentacji, której termin okresu przechowywania minął od akt przeznaczonych do dalszego przechowywania
- Kwalifikowanie dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych , zgodnie z obowiązującymi przepisami
- Segregacja, porządkowanie i opracowanie akt według komórek organizacyjnych,
- Klasyfikacja dokumentacji w układzie według rzeczowego wykazu akt
- Sporządzenie spisów zdawczo odbiorczych dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej oraz akt przeznaczonych na makulaturę lub zniszczenie
- Wystąpienie do właściwego miejscowo Archiwum Państwowego – Archiwum Narodowego z wnioskiem o zgodę na wybrakowanie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej
- Nadzorowane zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej
Ponadto, w przypadku jednostek organizacyjnych będących pod bezpośrednim nadzorem Archiwum Państwowego, oferujemy pomoc przy realizacji zaleceń pokontrolnych wydanych przez Archiwum Państwowe.
2. Przekazywanie akt do Archiwum Państwowego
Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego po upływie okresu przechowywania wraz z opracowaniem niezbędnej przy tej procedurze dokumentacji.